Do osiągnięcia pełnoletniości uczniowie w Polsce mają obowiązek nauki. Wiąże się to z udziałem w obowiązkowych zajęciach organizowanych przez szkołę. Nieobecności na lekcjach muszą być usprawiedliwiane. Niby oczywiste, ale okazuje się, że kwestii usprawiedliwiania nieobecności uczniów w szkole towarzyszy trochę problemów. Na szczęście jest na nie rozwiązanie.

Ustalenie zasad

O ile o prawie do nauki stanowi art. 70 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, o jej obowiązku art. 15 ust. 1 Ustawy o systemie oświaty, to żaden szczegółowy przepis nie zawiera regulacji dotyczących postępowania w przypadku nieobecności.  Jedynie w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (DzU nr 61, poz. 624 z późn. zm.) ujęte są ogólne kwestie organizacji pracy szkoły, obowiązków ucznia, prowadzenia dokumentacji przebiegu procesu nauczania i wychowania. Wynika z nich, że statut szkoły określa prawa i obowiązki uczniów m.in. w zakresie usprawiedliwiania nieobecności. Zatem to społeczność szkolna, czyli nauczyciele, uczniowie i rodzice, powinni sami wypracować procedurę postępowania w przypadku nieobecności i ich usprawiedliwiania. W statucie szkoły powinien zostać określony termin oraz forma usprawiedliwienia, których należy przestrzegać.

Praktyce towarzyszą problemy

Zwykle preferowana jest pisemna forma usprawiedliwienia nieobecności ucznia. Jeśli zapisy statutu tego nie zabraniają, to zdarza się, że wychowawcy przyjmują też prośby o usprawiedliwienie bezpośrednio z ust rodziców, np. podczas wywiadówki. Każda szkoła ustala termin, w jakim usprawiedliwienie powinno zostać dostarczone, np. tydzień po powrocie ucznia do szkoły. 
Ważne, aby wszyscy uczniowie i rodzice byli poinformowani o panujących w szkole zasadach, a nauczyciele ich przestrzegali. Zdarza się bowiem, że wychowawcy ulegają prośbom uczniów lub rodziców i dokonują usprawiedliwienia po terminie. Może to być przez resztę klasy odebrane jako niesprawiedliwie działanie nauczyciela i prowadzić do konfliktów między uczniami czy nawet rodzicami. 
To nie jedyne wyzwania, z którymi wychowawca klasy może się mierzyć przy zarządzaniu frekwencją uczniów. Statut szkoły powinien określać przypadki, w jakich nauczyciel może uznać nieobecność ucznia za usprawiedliwioną, aby uniknąć nieporozumień w sytuacji, kiedy otrzyma bezzasadną prośbę o usprawiedliwienie absencji. 

Zdarzają się bowiem wnioski niezasadne do usprawiedliwienia, np.:

• „Proszę o usprawiedliwienie wszystkich nieobecności córki” – wychowawca nie powinien przyjąć takiej prośby, gdyż nie zawiera ona przyczyny oraz terminu nieobecności i może wskazywać na małe zainteresowanie rodzica powodem absencji dziecka. 
• „Proszę o usprawiedliwienie nieobecności córki, gdyż była zmęczona” – zmęczenie nie jest dostateczną przyczyną kilkudniowej nieobecności w szkole, a rodzic powinien organizować plan dnia dziecka tak, aby nie było ono zbyt zmęczone, by pójść do szkoły¹ .

Niejednokrotnie nauczyciele otrzymują od swoich podopiecznych prośby o usprawiedliwienie absencji podpisane przez osoby do tego nieuprawnione. Aby uniknąć tego problemu, niektórzy wychowawcy praktykują wpisywanie wniosków w dzienniczkach z ponumerowanymi stronami i wzorami podpisów rodziców lub prawnych opiekunów. Dzięki temu niwelują ryzyko, że podpis został podrobiony, a fałszywe wpisy wyrwane z zeszytu.

Dobry wzorzec

System edukacji w Finlandii uważany jest za jeden z najlepszych na świecie. Taka opinia panuje odkąd w latach 70. Finowie rozpoczęli gruntowną reformę szkolnictwa, którą konsekwentnie realizują do dziś. Zależy im przede wszystkim na tym, aby nauczyć dzieci… uczenia się. Jak to robią fińskie szkoły? Po pierwsze uczą pracy w grupie, a po drugie kładą duży nacisk na samoocenę (więcej na ten temat można przeczytać w artykule Szkoła bez prac domowych, klasówek i... przedmiotów, czyli jak to robią w Finlandii). Niewątpliwie wsparciem nauczycieli jest dziennik elektroniczny, w którym dokumentują przebieg nauczania. W Finlandii e-dziennik  służy przede wszystkim do poprawienia i usprawnienia komunikacji pomiędzy szkołą a rodzicem. Dobrym przykładem jest właśnie usprawiedliwianie nieobecności za pomocą tego narzędzia, co jest ułatwieniem zarówno dla rodziców, jak i wychowawców, ale także wyrazem wzajemnego zaufania. Rodzice i uczniowie otrzymują powiadomienia o wystawionych przez nauczycieli nieobecnościach, ale również o nieodrobionych zadaniach domowych lub spóźnieniach. Rodzic może usprawiedliwiać nieobecności pojedynczo lub hurtem, zamieniając kategorie zdarzenia z nieusprawiedliwionej nieobecności na inną np. wizytę u lekarza/ chorobę ucznia. Nauczyciel nie musi zatwierdzać zmiany dokonanej przez rodzica. Rodzic z poziomu swojego konta może również powiadomić o nieobecności ucznia w następnym dniu. Stan frekwencji jest widoczny dla ucznia, ale nie ma on uprawnień do usprawiedliwiania nieobecności. Takie rozwiązanie funkcjonuje w Finlandii bardzo dobrze, budząc uznanie zarówno rodziców, jak i nauczycieli. Jest ono sposobem na zniwelowanie ewentualnych problemów z usprawiedliwianiem nieobecności w tradycyjnych formach. Czy wykorzystanie tego dobrego wzorca jest możliwe w polskich szkołach? Oczywiście, że tak. Istnieją nawet odpowiednie narzędzia.

Elektronicznie znaczy łatwiej, sprawniej i bez błędów

Wiele polskich szkół korzysta z dzienników elektronicznych, które dają rodzicom wgląd do informacji  na temat ich dzieci. W ten sposób na bieżąco dowiadują się o nieobecnościach ucznia, które mogą w terminie usprawiedliwić. Prośbę o to mogą przesłać bezpośrednio do wychowawcy klasy w formie wiadomości tekstowej. Dzięki temu nie ma obawy, że autorem wniosku jest osoba nieuprawniona do jego wypisania. Dla rodzica to niewątpliwie same plusy. Wychowawca zapewne doceni uproszczenie procesu przekazywania usprawiedliwień, ale dla niego praca zacznie się dopiero po otrzymaniu od rodzica wiadomości z prośbą o usprawiedliwienie. Będzie musiał samodzielnie odnaleźć wszystkie nieobecności, a następnie każdą usprawiedliwić. A może da się jeszcze bardziej usprawnić ten proces?

Finlandia w Polsce za sprawą LIBRUS Synergia

W wariancie Altum rozwiązania LIBRUS Synergia dostępny jest moduł e-Usprawiedliwienia. Daje on możliwość przesyłania usprawiedliwień bezpośrednio z kont rodziców. Aby usprawiedliwić nieobecność, rodzic nie musi pisać wiadomości do wychowawcy według standardowej formułki – wystarczy, że wypełni formularz, w którym zaznaczy termin nieobecności i wpisze jej powód. Wychowawca nie musi wyszukiwać pojedynczych dat, które podał rodzic, ponieważ usprawiedliwienia są rejestrowane automatycznie. Następnie może zaakceptować lub odrzuć prośbę o usprawiedliwienie nieobecności. W module jest także dostępna opcja przesyłania załączników. Moduł e-Usprawiedliwienia pozwala na szybkie zarządzanie frekwencją uczniów, zwiększając wygodę nauczycieli i rodziców. Doceniają go także dyrektorzy szkół, ponieważ eliminuje opóźnienia w procesie uzupełniania dokumentacji oraz zmniejsza ryzyko popełniania błędów. 

Pomoc na wyciągnięcie ręki

Nieobecności są stałym elementem szkolnej rzeczywistości. Ważne, aby były usprawiedliwione i to w sposób poprawny, ujednolicony i niedyskryminujący nikogo. Brak jasnych i jednoznacznych regulacji dotyczących zasad usprawiedliwiania absencji lub skłonność do ich nadmiernego „naginania”, sprawia, że w wielu szkołach narastają związane z tym procesem problemy. Dlatego warto skorzystać z dobrych wzorców, które daje np. fińska szkoła i wprowadzić elektroniczne usprawiedliwianie nieobecności. Tym bardziej, że odpowiednie narzędzie – moduł e-Usprawiedliwienia rozwiązania LIBRUS Synergia – jest na wyciągnięcie ręki.
Co trzeba zrobić, aby rozpocząć korzystanie z modułu? Jeśli tylko szkoła posiada rozwiązanie LIBRUS Synergia w wariancie Altum, wystarczy, że włączy moduł. Tylko tyle. Od tej pory społeczność szkolna będzie mogła cieszyć się kolejnym udogodnieniem.


¹Usprawiedliwianie nieobecności uczniów na obowiązkowych zajęciach szkolnych, oprac. Małgorzata Celuch, nauczycielka, wicedyrektor szkoły.

Źródła:
1. Art. 70 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r.
2. Art 18 ust.1 Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (DzU z 2004 r. nr 256, poz. 2572 z późn. zm.).
3. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (DzU nr 61, poz. 624 z późn. zm.).
4. Usprawiedliwianie nieobecności uczniów na obowiązkowych zajęciach szkolnych, oprac. Małgorzata Celuch, nauczycielka, wicedyrektor szkoły https://oficynamm.pl/img/cms/NDSZ%20pliki%20do%20pobrania/Artyku%C5%82%201.pdf